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Aus: travel.one - das Magazin für Reiseprofis

Damit der nächste Messebesuch ein Erfolg wird, sollten Reiseprofis frühzeitig mit der Vorbereitung beginnen. Travel One hat einige Tipps zusammengefasst.

Keine Angst vor vollen Hallen

Im Schritttempo schieben sich hunderte Menschen durch die großen Hallen. Einige wirken gehetzt, andere verwirrt, manche einfach nur müde. An den vielen Ständen, die mit bunten Plakaten und Logos Kundschaft anlocken sollen, warten bereits – mit Anzug oder Kostüm – herausgeputzte Geschäftsleute auf die Besucher. Wem die professionelle Routine fehlt, für den wird ein Messebesuch schnell zu einer geistigen und körperlichen Herausforderung. Denn oft sind Besucher mit den vielen Eindrücken und der Ansammlung potenzieller Geschäftskontakte überfordert. Es fehlt ihnen an Struktur. Wohin soll man gehen? Welches Unternehmen kontaktieren? Und wo liegt eigentlich Halle 2.3.1.?

Um in dem ganzen Messegewusel den Durchblick zu behalten, ist es wichtig, sich bereits im Vorfeld gut auf einen Messebesuch vorzubereiten. Gemeinsam mit Messeexpertin Barbara Harbecke hat Travel One deshalb ein paar »Überlebenstipps« zusammengestellt, die Reiseprofis genau dabei helfen sollen. Barbara Harbecke ist selbstständige Messetrainerin und seit 20 Jahren in der Messebranche tätig. Bis 1999 war sie Leiterin der Messeakademie der Messe Frankfurt. Heute führt die Expertin Seminare und Workshops zu den Themen »Messen« und »Ausstellungen.«

Sinnvolle Kontaktbörse

Eine Reisemesse zu besuchen sei in jedem Fall sinnvoll, sagt Barbara Harbecke. Denn solche Veranstaltungen können Touristikern helfen, neue Kontakte innerhalb der »Branchenfamilie« zu knüpfen und Partner, die man bislang nur vom Telefon oder E-Mailaustausch kannte, auch einmal persönlich kennenzulernen. Zudem zählen Messen zu den Anlässen, an denen das gesamte Branchenspektrum versammelt ist. Das sollten Reiseprofis nutzen. Denn gerade in Zeiten von virtuellen Kommunikationskanälen würden »reale Treffen« immer wichtiger, weiß die Messeexpertin.

Eine gute Messevorbereitung erfordert auch immer ein wenig Rechercheaufwand. Vor ihrem Besuch sollten sich Touristiker auf der Homepage der jeweiligen Messe über Aussteller und Themengebiete informieren. »Ich muss vorab für mich selbst klären: Was möchte ich auf der Messe erreichen? Über welche Themen würde ich gerne mehr erfahren?« sagt Harbecke.

Über das Online-Messe- Portal können sich Reiseprofis im Vorfeld darüber informieren, wer der jeweilige Ansprechpartner für ihr Thema ist und einen Termin ausmachen. Harbeckes Tipp: »Ich empfehle, vormittags die sogenannten Pflichttermine zu absolvieren und sich nachmittags einfach treiben zu lassen.« Lohnenswert für Touristiker sind oft auch Fachkongresse und Expertenvorträge zu speziellen Themen. Sie können nützliche Informationen und tiefere Einblicke liefern, so die Messe-Expertin. Auch dafür sei es sinnvoll, sich vorab im ausgeschriebenen Messeprogramm über die angebotenen Veranstaltungen, Vorträge und Kongresse zu informieren.

Die ewige Kleiderfrage

Wer länger nicht mehr auf einer Messe zu Gast war, der sollte wissen, dass sich die Regeln dieser Veranstaltungen im Laufe der Jahre gewandelt haben. »Die Kommunikationsformen sind unkomplizierter geworden«, erläutert Messetrainerin Harbecke. »Es ist alles nicht mehr so steif wie früher.« Das wirkt sich natürlich auch auf die Kleiderfrage aus. Prinzipiell gilt: Es muss nicht unbedingt das ganz strenge Businesskostüm sein. Allerdings sollte Messebesuchern bewusst sein, dass sich Aussteller und Geschäftspartner nach wie vor überwiegend in Anzug und Kostüm präsentieren. Deshalb sollte das eigene Outfit dem Anlass entsprechen, es darf aber auch den eigenen Charakter unterstreichen. Harbecke empfiehlt zudem, leichte Kleidung zu tragen – denn fast jede Messehalle sei »überdurchschnittlich gut geheizt«, wie sie sagt. Frauen sollten auf hohe Absätze verzichten und lieber bequemes Schuhwerk tragen.

Gezielte Ansprache

Wer auf einer Messe einen Veranstalter oder ein Fremdenverkehrsamt sucht, der sollte die jeweiligen Vertreter gezielt und ohne Scheu ansprechen, rät Harbecke und ergänzt: Besucher sind überall willkommen. Messegäste sollten deshalb mutig sein. Hemmungen sind fehl am Platz. »Man darf nicht vergessen, dass die Aussteller einzig und allein wegen der Besucher auf einer Messe sind«, erläuert die Messe-Expertin. »Sehen Sie, ein Messegast ist wie ein König und darf sich deshalb auch getrost ,pflegen‘ lassen.« Um auf einer Messe ein effizientes Gespräch zu führen, sollten Besucher ebenfalls gut vorbereitet sein, weiß sie. Wenn ein fachliches Gespräch zustande kommt, ist es wichtig, Notizblock und Visitenkarte parat zu haben. »Das zeigt, dass Sie ein ernsthaftes Interesse haben«, so die Expertin. In den Notizen sollten die wichtigsten Zusagen und Gesprächergebnisse festgehalten werden. Für eine gute Nachbereitung empfiehlt Harbecke, die neu gewonnen Kontakte zu nutzen und möglichst schnell per Telefon oder E-Mail nachzufassen. Denn so sei am besten sicherzustellen, dass sich Aussteller und Geschäftspartner noch an das geführte Gespräch erinnern könnten.

Kendra Mietke

travel.one - das Magazin für Reiseprofis
Ausgabe 20 vom 29. Oktober 2010